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Dossier technique d'un équipement : que mettre dedans
Notice, déclaration CE, plaque, rapports de vérification, historique, modifications : la liste des pièces du dossier d'un équipement et leur durée de garde.
Mis à jour le
Le dossier technique d'un équipement réunit tout ce qu'il faut pour l'utiliser, l'entretenir, le vérifier et le dépanner en sécurité : identification, notice, déclaration de conformité, rapports de vérification, historique des interventions, modifications. Un dossier par équipement, sous un repère unique, rangé au même endroit pour toute l'équipe : c'est la base sans laquelle aucun outil, assistant compris, ne trouve la bonne réponse.
Pourquoi le tenir
L'article R4322-1 du Code du travail demande que les équipements de travail soient maintenus en conformité avec les règles applicables lors de leur mise en service, y compris au regard de la notice d'instructions. La brochure ED 828 de l'Institut national de recherche et de sécurité (INRS) rappelle que les documents de vérification doivent être tenus à la disposition de l'inspection du travail et des services de prévention. Sans dossier, on ne peut ni prouver la conformité, ni appliquer la notice, ni retrouver une vérification.
Les pièces, de l'arrivée au retrait
| Pièce | D'où elle vient | Remarque |
|---|---|---|
| Fiche d'identité | Plaque de la machine | L'annexe I de l'article R4312-1 exige notamment le fabricant, la désignation, la série ou le type, le numéro de série s'il existe, l'année de fabrication |
| Notice d'instructions | Fabricant | En français ; contient le contenu de la déclaration CE, une description générale, les plans et schémas pour l'entretien et la réparation |
| Déclaration CE de conformité | Fabricant | L'article R4313-1 prévoit que le responsable de la mise sur le marché l'établit et la signe (voir la déclaration CE de conformité) |
| Vérification à la mise en service | Organisme ou personne compétente | À garder pendant la durée de vie de l'installation, selon l'INRS |
| Rapports de vérifications périodiques | Vérificateur | 5 ans selon l'INRS (article D4711-3) ; voir les vérifications périodiques |
| Levée des observations | Service technique | Factures ou annotations sur le rapport, selon l'INRS |
| Gammes de maintenance | Service technique | Voir la gamme de maintenance |
| Procédures de consignation et de dépannage | Service technique | Datées, validées |
| Historique des interventions | Service technique | Voir l'historique des interventions |
| Fiche des modifications | Service technique | Nature, date, analyse des risques (voir modifier une machine) |
| Liste des pièces de rechange | Notice et expérience | Voir retrouver la référence d'une pièce |
L'organisation qui tient dans le temps
- Un repère unique par équipement, identique dans le logiciel de maintenance, sur l'étiquette posée sur la machine et dans le nom des fichiers.
- Une arborescence identique pour tous les dossiers : identité, notice, conformité, vérifications, maintenance, historique, modifications.
- Une seule version en vigueur de chaque document, les anciennes archivées à part.
- Un responsable qui ajoute les rapports à leur arrivée.
Pour l'organisation générale des dossiers de l'entreprise, la page plan de classement des documents d'entreprise propose une structure pensée pour qu'un assistant ne lise que les dossiers validés, et les règles de nommage des fichiers évitent les « notice_final_v2_bis.pdf ».
Le contrôle annuel du dossier
Une fois par an, ou avant une vérification, prenez dix équipements au hasard et vérifiez :
- la notice est-elle présente, en français, et correspond-elle au modèle installé ?
- le dernier rapport de vérification est-il là, avec ses observations levées ?
- la dernière intervention de l'historique a-t-elle une cause renseignée ?
- une modification récente a-t-elle sa fiche ?
Chaque « non » est une tâche à planifier.
Ce qu'un assistant en fait
Un dossier bien tenu devient interrogeable : « quelle est l'année de fabrication du pont roulant ? », « où est la déclaration CE de la presse PR-03 ? », « quelles interventions sur le compresseur depuis la dernière vérification ? ». L'assistant répond en citant la pièce du dossier. Il ne comble pas un dossier vide : s'il manque la notice, il doit le dire, et la question doit finir dans la liste des pièces à récupérer.
Questions fréquentes
Combien de temps garder les documents d'un équipement ?
La brochure ED 828 de l'INRS indique la durée de vie de l'installation pour les documents de vérification initiale, et 5 ans pour les registres et rapports de vérifications périodiques. Pour les autres pièces, fixez une règle et écrivez-la.
Faut-il un dossier par équipement ou par famille ?
Un dossier par équipement identifié par un repère unique, avec des documents communs (notice d'un modèle installé plusieurs fois) rangés une fois et référencés depuis chaque dossier.
Sources
Pages consultées pour écrire cet article :