Fiche
Retrouver une notice technique : droits et méthode
Notice introuvable : ce que le fabricant doit fournir, ce qui change au 20/01/2027 avec le règlement machines, et comment classer vos notices.
Mis à jour le
Pour retrouver une notice technique, commencez par la plaque signalétique de l'équipement (marque, modèle, numéro de série), puis demandez-la au fabricant ou au vendeur : pour une machine, la notice en français fait partie de ce qui doit être fourni. Ensuite, rangez-la une fois pour toutes dans un emplacement unique, rattachée à l'équipement, pour que toute l'équipe et votre assistant documentaire la retrouvent.
Ce que le fabricant doit fournir
L'annexe I de l'article R4312-1 du Code du travail, au point 1.7.4, prévoit que chaque machine est accompagnée d'une notice d'instructions en français. Elle porte la mention « Notice originale » ou, s'il s'agit d'une traduction, « Traduction de la notice originale ».
Pour un service technique, plusieurs rubriques obligatoires de cette notice sont précieuses :
- les schémas et explications pour l'utilisation, l'entretien, la réparation et le contrôle du bon fonctionnement ;
- la procédure à suivre en cas d'accident ou de panne, y compris le déblocage sûr ;
- la description des opérations de réglage et d'entretien que l'utilisateur peut faire, et les mesures de prévention à respecter ;
- les spécifications des pièces de rechange qui ont une incidence sur la santé et la sécurité.
Ce qui change au 20/01/2027
Selon l'Institut national de recherche et de sécurité (INRS), le règlement européen (UE) 2023/1230 sur les machines, publié le 29/06/2023, entre en application le 20/01/2027 et remplace l'ancienne directive. Pour la notice :
| Point | Ce que prévoit le règlement, d'après l'INRS |
|---|---|
| Format | La notice peut être fournie en format numérique |
| Accès | Le fabricant indique sur la machine, son emballage ou un document d'accompagnement comment y accéder |
| Utilisation | Elle doit pouvoir être imprimée, téléchargée et sauvegardée |
| Durée | Accessible en ligne pendant la durée de vie prévue de la machine et au moins 10 ans après sa mise sur le marché |
| Papier | Fournie gratuitement sur demande de l'utilisateur au moment de l'achat, dans un délai d'un mois |
Conséquence pratique : dès l'achat, téléchargez la notice et rangez-la chez vous. Un lien vers le site du fabricant n'est pas un classement.
Pourquoi l'employeur a intérêt à la garder
L'article R4323-1 du Code du travail demande à l'employeur d'informer les personnes qui utilisent ou entretiennent les équipements sur leurs consignes, notamment celles de la notice d'instructions du fabricant. L'article R4322-1 rattache aussi le maintien en conformité des équipements aux indications de la notice. Une notice introuvable, c'est une information qu'on ne peut plus transmettre. Pour la portée exacte de ces obligations dans votre situation, rapprochez-vous de votre service de prévention ou de votre conseil.
La méthode pour ne plus chercher
- Inventaire : une ligne par équipement, avec marque, modèle, numéro de série, date d'achat, fournisseur.
- Collecte : notice papier numérisée, notice numérique téléchargée, avec la date et la version.
- Nommage : le même modèle de nom pour tous les fichiers, par exemple « équipement – modèle – notice – version ».
- Rattachement : la notice est liée à l'équipement dans votre logiciel de maintenance ou votre dossier partagé.
- Mise à jour : quand le constructeur publie une nouvelle version, on remplace et on archive l'ancienne.
Ce qu'un assistant documentaire ajoute
Une fois les notices réunies, un assistant d'intelligence artificielle (IA) qui lit vos documents permet de poser la question directement : « Quelle est la périodicité de graissage du convoyeur 2 ? » Il répond en citant la notice et la page. Deux conditions : que la notice numérisée soit lisible par la machine (un scan de mauvaise qualité ne se lit pas bien), et que la version soit la bonne. Pour aller plus loin, voir construire une base de connaissances pour le support technique.
Questions fréquentes
Une machine doit-elle être livrée avec une notice en français ?
Oui. L'annexe I de l'article R4312-1 du Code du travail prévoit que chaque machine est accompagnée d'une notice d'instructions en français, originale ou traduite.
La notice peut-elle n'exister qu'en version numérique ?
Le règlement européen 2023/1230, applicable à partir du 20/01/2027, permet la notice numérique, avec une version papier gratuite sur demande au moment de l'achat.
Combien de temps la notice numérique doit-elle rester accessible ?
Selon l'INRS, pendant la durée de vie prévue de la machine et au moins 10 ans après sa mise sur le marché.
Sources
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